Phần mềm chấm công: tất cả những thông tin bạn cần

Những khái niệm và lợi ích cơ bản của phần mềm chấm công đã được làm rõ. Vậy chấm công bằng phần mềm sẽ có những tiêu chí nào để người tiêu dùng dễ dàng lựa chọn. Ở bài viết này sẽ giúp chúng ta làm rõ điều đó.

Phần mềm chấm công: Quản lý nhân sự- tiền lương, Quản lý chấm công, Quản lý doanh nghiệp - Quản lý nhân sự- chấm công- tiền lương

Chấm Công Bằng Phần Mềm Chất Lượng Gồm Những Chức Năng Nào?

Một trong những tiêu chí đánh giá phần mềm chấm công chất lượng là chú ý đến các chức năng mà nó mang đến.

Dưới đây là 6 chức năng chính mà chấm công bằng phần mềm chuẩn cần phải có.

1. Chức năng lưu trữ thông tin nhân viên

-Khi sử dụng phần mềm chấm công, thì các thông tin cơ bản của nhân viên: Họ tên, SĐT, địa chỉ, ngày vào làm,… sẽ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.

– Bên cạnh đó thì phần mềm máy chấm công chất lượng sẽ tự động tạo sơ đồ từng phòng ban để bạn dễ dàng quản lý hơn.

2. Chức năng quản lý chấm công theo từng ca làm

– Có thể tự động chấm công và tính lương cho nhân viên

– Có thể kiểm tra lịch sử ra vào của từng nhân viên tại tất cả mọi thời điểm

– Kiểm tra được số lượng nhân viên có mặt, vắng mặt trong từng buổi làm việc.

3. Phần mềm chấm chuẩn nhất định phải có chức năng quản lý quỹ ngày nghỉ

– Không chỉ tự động quản lý từng ca làm việc của nhân viên, mà phần mềm chấm công chất lượng còn phải có chức năng quản lý quỹ ngày nghỉ của nhân viên.

– Cụ thể, là quản lý thời gian nghỉ phép của từng nhân viên, còn lại bao nhiêu ngày, cấp phát quỹ nghỉ cho từng người.

– Và đặc biệt là phải lưu lại được lịch sử những thao tác này, để sau này có thể dễ dàng tra cứu

4. Chức năng tự động nhận diện ca làm việc

_ Phần mềm quản lý chấm công có thể nhận diện được ca làm việc của nhân viên khi có nhân viên đổi ca làm việc với nhau.

_Chức năng tự động nhận diện ca làm việc của máy chấm công là khả năng của máy chấm công tự động xác định thời gian làm việc của mỗi nhân viên trong một ca làm việc cụ thể. Thông thường, những máy chấm công hiện đại có khả năng tự động nhận diện và ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên bằng cách sử dụng các công nghệ như thẻ từ, dấu vân tay, khuôn mặt hoặc công nghệ nhận diện giọng nói.

_Với chức năng này, máy chấm công sẽ giúp quản lý dễ dàng và chính xác hơn trong việc tính lương cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu tình trạng sai sót và gian lận trong quá trình chấm công. Ngoài ra, việc tự động nhận diện ca làm việc cũng giúp cho việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên được chính xác hơn và giúp tăng năng suất lao động của công ty.

5. Chức năng báo cáo thống kê và tính lương nhân viên

– Phần mềm chấm công vân tay cho nhân viên với chức năng báo cáo thống kê rất chi tiết. Được thiết kế sẵn hơn 10 bảng mẫu báo cáo miễn phí: Bảng nhân viên đi muộn, về sớm, bảng công lương chi tiết, báo cáo làm thêm làm tăng ca, báo cáo danh sách nhân viên mới, báo cáo nhân những nhân viên được thưởng,…

– Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của từng doanh nghiệp. Mà phần mềm chấm công có thể điều chỉnh được các báo cho phù hợp nhất.

– Các báo cáo này có thể in trực tiếp từ phần mềm máy chấm công. Hoặc xuất ra file Excel để hỗ trợ tốt việc tính lương hoặc xử lý các dữ liệu.

6. Các chức năng khác

– Phần mềm có thể sử dụng Online được. Vì thế bạn có thể quản lý nhân viên từ xa bằng điện thoại đồng bộ với phần mềm.

– Khi chấm công, phần mềm có thể tự động gửi tin nhắn xác nhận đến từng nhân viên (nếu bạn cài đặt).

– Phân quyền sử dụng máy chấm công để bảo mật thông tin tốt nhất.

Chấm công bằng phần mềm có thể kết hợp với những máy chấm công nào?

Với chấm công bằng phần mềm thì nên sử dụng loại máy chấm công nào thì tốt nhất?

Thực ra thì điều này còn phải phụ thuộc vào từng phần mềm mà bạn chọn. Có phần mềm thì kết nối được với máy chấm công Ronald Jack, máy chấm công Wise eye,…

Tuy nhiên, một kinh nghiệm nữa cho bạn đó là nên chọn những phần mềm có thể kết nối với tất cả các dòng máy chấm công trên thị trường hiện nay: Ronald Jack, Wise eye, máy chấm công thẻ cảm ứng Mita, máy chấm công kết hợp kiểm soát ra vào Gigata,…

Có nên sử dụng chấm công bằng phần mềm miễn phí không?

Câu trả lời là có nhé, bạn nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí để tự mình trải nghiệm. Và kiểm chứng những chức năng và cơ chế hoạt động của phần mềm.

Vì thế, trước khi lựa chọn sử dụng miễn phí. Bạn cũng nên kiểm tra về độ tin tưởng của nhà cung cấp phần mềm nhé.

Phần mềm máy chấm công vân tay sử dụng như nào?

Tuy là chúng ta đã có tiêu chuẩn chung. Về các chức năng cho 1 phần mềm máy chấm công chất lượng.

Nhưng sẽ không hướng dẫn chung về cách sử dụng phần mềm chấm công được.

Bởi, mỗi phần mềm chấm công khác nhau sẽ có giao diện khác nhau, và khi giao diện khác nhau thì sẽ có cách sử dụng khác nhau dẫn đến việc mất công tìm hiểu từng phần mềm trên từng loại máy.

Vì thế, muốn có được hướng dẫn phần mềm chấm công thì bạn phải biết mình sử dụng phần mềm nào, từ đó lên mạng tra cứu cụ thể, hoặc gọi điện đến nhà cung cấp phần mềm đó để được hướng dẫn chính xác nhất.